Depuis le début de la numérisation, le monde a évolué à pas de géant, influençant tous les aspects sociaux, économiques et politiques qui le façonnent. Mais en 2020, il y a eu un tournant, un événement qui a changé la vie de tout le monde et qui a permis au processus de passage de l’analogique au numérique de se stabiliser dans tous ses aspects.

Dans ce nouvel article de blog, nous parlerons du changement de modèle de travail. Mais surtout, comment les bureaux et les espaces de travail se sont adaptés à une nouvelle façon de travailler.

Qu’est-ce que le travail hybride ?

Le travail hybride est un modèle qui offre aux travailleurs la flexibilité d’effectuer leurs tâches de n’importe où (à la maison, au bureau ou n’importe où dans le monde). Contrairement au télétravail, cette version mélange le travail en face à face au bureau et le travail à distance (d’où le travailleur le souhaite). Dans ce cas, ce sont les entreprises et les organisations qui définissent les heures ou les jours de télétravail ou de travail en face à face.

Les employés qui ont la possibilité d’opter pour un modèle de travail hybride sont souvent plus satisfaits (sur le plan professionnel et personnel) et même plus productifs que leurs collègues qui occupent des emplois moins flexibles dans des bureaux traditionnels. Le travail flexible offre aux employés un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Ce mode de travail flexible offre non seulement aux employés la possibilité de travailler d’une manière adaptée à leur situation et à leurs besoins, mais il permet également aux entreprises de réduire les coûts et de tirer le meilleur parti de l’aménagement de leurs bureaux en maximisant l’espace disponible. Comme il y a moins de monde au bureau à certains moments, il est plus facile de créer des espaces communs où les équipes peuvent se rencontrer et collaborer spontanément.

Que sont les espaces ouverts et comment les mettre en œuvre ?

La façon dont nous concevons le travail a radicalement changé ces dernières années. Les équipes de travail sont aujourd’hui plus diversifiées, plus soudées, plus collaboratives et disposent de plus d’avantages que jamais. En outre, les espaces de travail ne sont plus les mêmes ; l’objectif est désormais de créer des zones de collaboration où les idées circulent et où les gens donnent leur avis. C’est ce que l’on appelle l’Open Space.

La méthodologie ou le concept de l’Open Space vise à créer et à favoriser un espace plus collaboratif et participatif entre les travailleurs afin d’améliorer la communication interne, de motiver les employés et de générer des méthodologies de travail plus flexibles basées sur la réalisation d’objectifs.

Avantages des bureaux de l’espace ouvert

La conception d’un bureau Open Space, ou le fait que l’équipe des ressources humaines d’une entreprise parvienne à mettre en œuvre cette méthodologie de travail, se traduira par un avant et un après dans l’entreprise.

  • Optimisation de l’espace : l’environnement de travail est l’un des aspects les plus importants, donc si nous parvenons à satisfaire l’espace, nous contribuerons à améliorer l’engagement des employés. La conception de l’espace et la façon dont il est configuré contribuent à la performance au travail. Avoir un bureau de travail fonctionnel signifie gagner de l’espace utile avec une meilleure distribution et un meilleur calcul du mobilier de bureau.
  • Plus de collaboration entre les équipes : lorsque vous travaillez dans des espaces individuels et avec un certain degré d’isolement, la communication entre les équipes est difficile. C’est pourquoi les Open Spaces sont des espaces de travail parfaits pour améliorer la collaboration entre les personnes qui composent l’entreprise. Ainsi, des débats sont organisés pour faciliter la circulation des idées et des solutions.
  • Socialisation accrue : les bureaux dotés d’un espace ouvert sont des lieux de travail plus conviviaux et plus sains, car ils permettent aux travailleurs d’interagir les uns avec les autres. Une entreprise dans laquelle les employés peuvent effectuer leurs tâches dans un environnement plus détendu, réel et affectif, favorise notamment le bien-être de tous.

Comment créer un espace ouvert ?

La mise en œuvre du concept d’espace ouvert dans votre bureau implique deux processus. La première est la plus facile, surtout si vous avez de bons collaborateurs pour vous aider à sélectionner et à répartir correctement votre espace.

Lorsque vous envisagez un changement dans vos bureaux, la première chose à laquelle vous pensez est l’aménagement de l’espace et la place de chaque membre de l’équipe. Mais que se passerait-il s’ils n’avaient pas de place fixe, s’ils pouvaient se déplacer à leur guise ?

La science nous apprend que l’aménagement d’un bureau a un impact non seulement sur l’économie financière et spatiale, mais aussi sur le bien-être physique et mental des employés. – Alonso, M.F.

La clé du modèle Open Space est de créer un espace ouvert où les employés de l’entreprise peuvent se rencontrer afin de créer un environnement de travail plus favorable et plus fructueux.

  • Un bureau pour être à l’aise : il est important que les employés disposent de l’espace nécessaire pour pouvoir effectuer leur travail, y compris l’espace de rangement nécessaire, et il est recommandé d’attribuer au moins 14 m2 à chaque employé, y compris la partie proportionnelle des espaces communs. Cette répartition des m2 comprend également l’espace dédié au stockage des documents et du matériel nécessaire, tel qu’un casier phénolique, mélaminé ou métallique. Si vous cherchez quelque chose de plus adapté, vous pouvez même opter pour des armoires métalliques ou des armoires avec des portes en PVC. L’objectif est d’augmenter la productivité tout en réduisant le stress lié à la recherche de dossiers dans le bureau.
  • Prévoir un espace de réunion fonctionnel : pour travailler dans de bonnes conditions dans un Open Space, la tranquillité est une condition essentielle. Il est donc essentiel que les bureaux disposent d’espaces pour les réunions collectives ou individuelles (visioconférences ou appels), et dans cet espace de rencontre, privilégiez un mobilier à la hauteur de vos ambitions : de grandes tables pour le travail en groupe ou la signature de contrats avec les clients, ou des chaises confortables qui reflètent votre sérieux et mettent en valeur votre image de marque, bref, créez un espace fonctionnel qui ne ressemble qu’à vous.
  • Avoir le bon mobilier de bureau : l’un des points les plus importants lors de la sélection du mobilier de votre bureau Open Space est de privilégier la qualité et l’ergonomie de chaque meuble. Ainsi, une fois que vous avez réfléchi à l’emplacement de chaque espace, il est temps de prendre le temps de choisir l’équipement adéquat, en fonction de vos besoins.

Qu’est-ce qu’un bureau flexible ?

Nous savons déjà ce qu’est le travail hybride et ce qu’implique la mise en place d’un Open Space dans votre entreprise. Nous allons maintenant parler de la nouvelle tendance que certaines entreprises commencent à appliquer, afin de gérer les espaces vides laissés par l’hybridation du travail.

Ce modèle d’organisation du travail a changé la façon dont les bureaux de travail sont perçus, en recherchant une manière plus flexible de les organiser et de les distribuer en fonction du nombre d’employés à ce moment-là. C’est ainsi qu’est né le terme de bureau flexible.

Les bureaux flexibles sont des espaces de travail qui offrent aux entités et aux organisations une plus grande capacité d’adaptation à leurs rythmes et à leurs besoins.

Nos bureaux ont récemment reçu un certain nombre de demandes d’entreprises qui réaménagent leurs espaces de travail afin de les adapter au modèle de télétravail hybride, en cherchant à créer un lieu de travail qui offre aux employés différents espaces et différentes manières de travailler.

Comment équiper des bureaux flexibles ?

Bureaux

Pour que le travail individuel ou collectif puisse être mené à bien, il faut que les conditions de travail au bureau soient optimales. C’est là que les bureaux jouent un rôle essentiel.

Les bureaux flexibles doivent être :

  • Fonctionnels : ils doivent remplir la fonction pour laquelle ils ont été conçus, mais aussi être capables de supporter le poids d’un ordinateur et disposer de suffisamment d’espace pour effectuer des tâches physiques et numériques. En outre, ils doivent pouvoir être pliés pour être utilisés ou rangés, en fonction des besoins en personnel.
  • Modulaires : ils peuvent être utilisés indépendamment ou collectivement pour travailler en groupes ou en paires.
  • Mobile : ils doivent être faciles à transporter et le bruit et le poids ne doivent pas être un obstacle.

Chaises de bureau

Les chaises des bureaux flexibles doivent permettre de répartir les employés en fonction de la charge de travail du moment. Mais elles doivent aussi être faciles à ranger.

  • Léger et solide
  • Facile à déplacer
  • Confortable

Stockage de bureau

Un espace organisé est un espace sûr.

Pour une bonne organisation des bureaux, il est nécessaire de disposer de ressources adaptées à l’espace. C’est pourquoi nous vous recommandons d’utiliser des meubles de rangement tels que : armoires, casiers, porte-manteaux, stations de recharge pour appareils(charging boxes) ou meubles Open Spaces.

Idéalement, le stockage du matériel devrait être organisé par employé ou par section. Ainsi, les casiers ou les armoires de rangement doivent comporter différents modules ou compartiments. De plus, il est conseillé de les équiper de roulettes afin de pouvoir les déplacer facilement pour réorganiser l’espace.

Espace ouvert, casiers et armoires pour les bureaux

Penderies. C’est l’une des options les plus courantes pour les clients qui recherchent une solution simple et pratique pour équiper leurs bureaux. Deux modèles sont disponibles :

Casiers. Les casiers ont l’avantage de pouvoir être équipés de cintres ou d’étagères, en fonction de l’usage qui en est fait. De plus, si vous cherchez un espace séparé pour chaque employé, c’est la meilleure option.

  • Casiers phénoliques: ces casiers sont très résistants au temps et à l’usure, car ils sont imperméables, ignifuges et antibactériens. En outre, ils ne nécessitent pas de montage.
  • Casiers en mélamine: leur matériau est idéal pour le rangement du matériel de bureau. De plus, ils sont très résistants et peuvent être personnalisés.
  • Casiers métalliques: ils ont une structure soudée, ce qui les rend très résistants et facilite leur installation car ils ne nécessitent pas de montage. De plus, comme ils sont fabriqués en tôle d’acier laminée à froid et peints avec de la peinture en poudre EPOXI, ils peuvent être facilement nettoyés.

Bornes de recharge. L’hybridation du travail et la flexibilité au bureau entraînent certains problèmes que les entreprises doivent résoudre pour éviter les déplacements inutiles d’appareils. À cette fin, il existe des systèmes permettant d’héberger et de recharger les appareils électroniques au bureau pendant que l’employé télétravaille à domicile depuis un autre appareil ou pendant son jour de congé.

  • Boîtes de recharge: cette solution offre un espace de stockage et de recharge pour les téléphones portables et les tablettes. Elles sont dotées de trois connecteurs différents, ce qui permet de recharger n’importe quel appareil.
  • Monoblok-E: si vous cherchez un hybride entre un casier traditionnel et des casiers électroniques, c’est la solution qu’il vous faut. Les Monoblok-E sont des casiers équipés d’une prise et de câbles USB pour recharger les petits appareils, mais avec l’avantage de disposer d’un espace de rangement privé.

Mobilier des espaces ouverts. Voici la nouvelle solution de mobilier de rangement que nous avons créée pour les bureaux. Après avoir détecté les problèmes d’espace que de nombreuses entreprises avaient dans leurs bureaux, nous avons décidé de créer un produit qui aiderait à améliorer l’organisation de leur matériel. Pour cela, nous avons créé 3 séries :

  • Boîte aux lettres : ce meuble est un hybride entre les casiers et les boîtes aux lettres. Il est conçu pour que les employés puissent y ranger leurs affaires personnelles, tout en servant de lieu de dépôt pour les lettres ou la documentation personnelle.
  • Office : cette série vise à offrir la même solution que la boîte aux lettres, mais avec un espace plus petit pour la correspondance. En outre, ils sont dotés de deux portes pour une ouverture totale.
  • Cubic : le modèle cubique est un casier plus compact, qui facilite les déplacements et améliore l’esthétique des bureaux. De plus, il offre la possibilité d’intégrer un porte-manteau amovible, pour que les employés puissent y accrocher leur veste, ou bien il peut être équipé de roulettes pour être déplacé en fonction de l’espace.

Community Locker, le casier intelligent pour les entreprises

Le fait que les employés doivent se rendre au bureau est souvent un problème pour les achats en ligne qu’ils effectuent – le livreur ne le trouve pas à la maison, il y a plusieurs tentatives de livraison, il y a plus de pollution et l’employé a moins de conciliation – mais comme il y a toujours une solution, nous la cherchons et nous l’appelons Community Locker.

Les casiers intelligents de Community Locker favorisent l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée des employés.

En l’installant dans votre entreprise, son système click and collect permettra aux employés de.. :

  • La réception des colis se fait en privé au guichet.
  • Venez les chercher à tout moment.
  • Évitez les déménagements inutiles et les pertes de temps pour les entreprises de livraison de colis.

En outre, vous pouvez utiliser ces serrures intelligentes pour recevoir des commandes lorsque l’entreprise est fermée.

Les avancées technologiques constantes nous ont fait commencer à percevoir le travail d’une manière complètement différente d’il y a 20 ans. Le télétravail, les bureaux flexibles ou les espaces ouverts sont des concepts qui sont là pour rester, pour faciliter la vie des employés et, pourquoi pas, pour permettre à de nombreuses entreprises d’économiser sur certains coûts qu’elles pensaient auparavant impossibles à réduire.